訂單不是一行行無聊的數(shù)據(jù)，而是串起整個物流活動的主線。

物流作業(yè)總是得依靠各種訂單計劃：進倉有入庫單、揀選有揀貨單、出庫有發(fā)貨單、廠間運輸有調(diào)撥計劃（調(diào)撥單）……訂單不是一行行無聊的數(shù)據(jù)、一沓沓一式幾聯(lián)的單據(jù)而已，而是串起整個物流活動的主線。

1、要管好訂單，我們真的了解下單的人（客戶）嗎？

· 客戶檔案

想了解客戶，就得建立定期更新的客戶檔案，從中我們能夠知道總共服務的有多少家客戶，最重要的是哪家，界定重點客戶的標準是什么，每個客戶的下單頻率是多高，訂單包含的品項集中在哪些，每次下單量多大，運輸方式是哪種，用何種車型為主，運距有多遠……

· 下單規(guī)則

為避免下單混亂及大量緊急訂單，應明確界定接單日和發(fā)運日，及截單時間、訂單審批權(quán)限等規(guī)則。

比如正常的發(fā)運日為接單日的第二天，截單時間為每天下午2點，那么2點前下的單，第二天送到為正常訂單，要求當天送到的為緊急訂單；2點后下的訂單，要求當天及第二天送到都作為緊急訂單。

規(guī)定好緊急訂單必須得到什么職位的人審批才能發(fā)運，以控制成本。

· 訂單滿足情況

我們深入了解客戶，明確訂單規(guī)則，通過嚴密的執(zhí)行，目的還是為了更好地完成訂單。訂單完成得怎么樣，必須要有統(tǒng)計，用數(shù)據(jù)結(jié)果來說話。

除了整體的訂單送達匯總數(shù)據(jù)，還必須分析到具體客戶的訂單滿足情況，才能發(fā)現(xiàn)運作的不足及改善方法，以更好地滿足每個客戶的訂單。

2、下單前要不要先檢查庫存？

有些公司是先檢查再下單，有些則是直接下單不看庫存，并沒有標準答案，很多公司也不曾把這當作一個嚴肅的問題來看待，而是覺得之前一直都這樣，好像影響不大，真是這樣嗎？

我們分幾種情況來看：

· 下單不檢查庫存（結(jié)果不好）

直接下單，不看庫存，但經(jīng)常出現(xiàn)下了訂單，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品庫存無法滿足而造成要改單換品種、數(shù)量才能執(zhí)行，影響效率、增加工作量甚至產(chǎn)生較多的出錯；

客戶需求不確定時，存在倉庫中有庫存的產(chǎn)品下單很少，而無庫存產(chǎn)品大量下單的情況；

由于改單（品種、數(shù)量）不一定能滿足客戶的需求，會出現(xiàn)大量訂單因庫存不能在訂單有效期內(nèi)滿足，而引起很多的客戶投訴。

· 下單先檢查成品庫存

銷售下單時檢查若發(fā)現(xiàn)沒有庫存的產(chǎn)品就不下單，或者改成其他品種，這樣對于物流短期內(nèi)是有好處的，會把倉庫內(nèi)的貨物及時清走，保證庫齡和周轉(zhuǎn)效率，也免去了大量的改單操作。

但長期來看，會對供應鏈產(chǎn)生不良影響，即訂單只體現(xiàn)了被修改過的需求（按庫存改單），你把庫存積壓產(chǎn)品硬塞給客戶，客戶的原始需求品種和數(shù)量等信息沒有得到收集，他一直賣的可能是周轉(zhuǎn)比較慢的品種，并不是市場的真實需求。

長期來說有可能被市場逐漸拋棄，而供應鏈卻后知后覺，不能準備真正屬于市場所需的庫存，相當于是從前的“以產(chǎn)定銷”模式。

在銷售壓力大時，不排除會出現(xiàn)部門間的扯皮，比如銷售月度目標是100萬，但只能拿到80萬的訂單，還有20萬缺口他們可能會讓經(jīng)銷商下單到目前庫存不足的品種上去，然后推托說銷售任務100萬是能完成的，只是工廠生產(chǎn)庫存不足，所以是供應的問題。

等下個月這些缺貨的品種補充到足夠庫存時，銷售又根據(jù)當時的庫存信息，把缺口訂單下到最近的缺貨品種上去，說是市場變化了……

人不能無恥成這樣，但指標壓力足夠大時，無恥起來就可以不是人了。

（庫存可見，相當于將供應鏈的底牌亮給銷售，將自己陷入被動）

· 下單無權(quán)檢查成品庫存（結(jié)果好）

這點跟第一點的無準備下單不同，是基于詳盡的分品種銷量預測基礎上的盲下單。

即按照預測數(shù)據(jù)去生產(chǎn)、儲備庫存，下單時無論產(chǎn)品是否有庫存，只要是按照訂單規(guī)則來下，并通過審批后都是有效訂單，物流不能拒絕。

短期內(nèi)可能因預測和實際訂單不一致，而導致部分品種缺貨，但缺貨的訂單數(shù)據(jù)會作為下一次銷量預測的依據(jù)，不斷地去提高預測準確性，長期來看會使缺貨情況得到持續(xù)改善；生產(chǎn)的品種也因符合市場需求，相當于“以銷定產(chǎn)”模式，不容易產(chǎn)生長年的積壓庫存。

3、訂單規(guī)則該如何應用

隨便去問物流部一個發(fā)貨相關的員工，客戶的訂單規(guī)則是怎么樣的？他可能會滔滔不絕地告訴你，這個客戶一般是下多少件、用多大的車，那個客戶一般又是多少……

但這只叫客戶下單的規(guī)律，并不是我們給客戶制定的規(guī)則，如果沒有給客戶規(guī)則，那他們下單就會比較隨意、或者只便于客戶不便于我們物流。

接下來一起看看訂單規(guī)則該如何應用：

· 體現(xiàn)物流運作特性

對于下單，從銷售角度來看，最重要的是客戶下了多少錢，才好計算自己的業(yè)績達成情況；從客戶角度來看，往往是方便更重要。

比如什么品種幾千件，什么品種幾百件，整百整千容易點數(shù)收貨；而對于物流，最好是充分考慮運作的特性，比如整托盤、整車的數(shù)量。

假如沒有訂單規(guī)則，客戶按自己方便可能就下2000件的貨，結(jié)果到了物流，發(fā)現(xiàn)是35托（每托56件，共1960件）還要加上40件，這40件得從一個整托56件中去拆，或者別的零頭數(shù)托盤中拆，拆托的過程就是工作量以及增加的出錯機率。

如果訂單規(guī)則是整托，比如客戶下單就是按整數(shù)托下（36托），有小的計算工具自動告訴客戶就是2016件，客戶按2016件下過來的訂單，物流就能整托出庫，簡化操作、減少出錯。

因此，物流根據(jù)每個品種的整托數(shù)、每種車型的最大裝載托數(shù)、每個客戶的下單頻率和數(shù)量范圍等因素來制定訂單規(guī)則，由銷售發(fā)給客戶，要求客戶按訂單規(guī)則去下單，這樣能加快訂單完成的速度的提高準確度，不符合的訂單規(guī)則的需要額外審批，以降低拆托、剩尾數(shù)的比例。

· 回顧訂單規(guī)則執(zhí)行符合度

訂單規(guī)則不可能一旦發(fā)給客戶，就能嚴絲合縫地按規(guī)則下單的，法律頒布都做不到這點，所以需要不斷去回顧實際的執(zhí)行情況，將不符合的客戶下單情況與銷售反復溝通，去協(xié)調(diào)客戶不斷提高符合度，最終才能有益于公司整體操作效率及成本的控制。

· 及時修改規(guī)則以貼合實際

訂單規(guī)則并不是鐵板一塊，制定了以后就一成不變的，應該隨著條件變化而進行修改，以適應最新運作實際。

比如一個新產(chǎn)品面世前需要將該品種的下單規(guī)則增加進去，計重收費實施后車輛運載噸位下降了，也要根據(jù)裝載標準及時修改訂單規(guī)則并發(fā)布，而不是在新情況下大量改單后才想起來要修改規(guī)則。

沒有規(guī)則，客戶會給你規(guī)則，你操作起來很麻煩的規(guī)則；只有不放棄制定規(guī)則的權(quán)利，讓客戶按照我們自己的規(guī)則來下單，才能實現(xiàn)高效低成本的運作。

4、“改單”應有嚴謹?shù)牧鞒?/strong>

下訂單是很嚴肅的事情，但有些情況下客戶會出現(xiàn)亂下單，導致臨時改單、甚至取消訂單的情況，給物流造成不利的影響。

比如倉庫里有A品種（易銷）庫存，也有B品種（滯銷），有時銷售為了清理掉B品種的庫存，特意跟客戶說沒有A品種的貨，要求客戶下B品種的訂單。

客戶下單后到倉庫自提，發(fā)現(xiàn)原來有A品種的貨，一定要改單換成A品種，于是就產(chǎn)生了改單的一系列操作，增加麻煩、產(chǎn)生庫存積壓甚至影響其他訂單（本來庫存預著給其他訂單的量）。

訂單的修改及取消（以下簡稱改單）應該有嚴謹?shù)牧鞒踢M行控制。

· 改單審批流程

下單后應該要有確認訂單的過程，一經(jīng)確認就是有效訂單，必須得到嚴格執(zhí)行。確認的方式可以是付款、信用額鎖定、審批或其他操作。有效訂單還被取消或修改的，必須記錄原因用于分析。

物流從運作角度要界定清楚運作到哪一段后會產(chǎn)生額外成本，比如有效訂單到倉庫后，如果訂單還未打印、貨物還沒有分揀，這期間取消訂單并沒有發(fā)生實際運作，所以不會產(chǎn)生額外成本。

假如貨物已經(jīng)分揀，或者正在裝車，突然接到訂單取消或修改的通知，又得把貨物卸下來重新揀新的貨來滿足新訂單，就會產(chǎn)生額外成本。

即使銷售為了客戶關系，承諾不收取改單的費用，物流還是應該計算并列明改單的成本以讓銷售知道，讓公司了解，從而進一步規(guī)范訂單管理，減少有效訂單的取消和修改。

訂單品種和數(shù)量的修改會影響庫存，進而影響其他訂單。

例如，甲客戶原先下單訂購B品種1000件，提貨時發(fā)現(xiàn)有A品種1500件庫存，要改成1000件A品種的貨，如果不加控制，原來下A品種訂單800件貨的乙客戶就只剩500件可提貨，缺貨300件！遵守下單規(guī)則的乙客戶沒有得到訂單保障，而隨意改單破壞規(guī)則的甲客戶卻滿足了，長此以往將引起越來越多人去挑戰(zhàn)有效訂單的權(quán)威。

除了品種、數(shù)量等信息外，修改送貨地址是一個風險更高的改單行為。正常情況下每個客戶有一個或幾個固定的送貨地址，線路經(jīng)過確認能保證預算成本內(nèi)可及時送達，而客戶臨時放到臺面上修改送貨地址的改單操作，最多只是增加額外運費、或者造成不及時送達的投訴等運作風險。

如果客戶訂單上不修改地址，實際卻要求物流供應商私底下配合送到別的地方，就有市場、銷售及價格體系的重大風險了。